Cómo dejar de hacer malabares con el tiempo

En el día a día hay muchas cosas que hacer, muchos temas en los que pensar y muchos problemas por resolver. Quizás a menudo tienes la sensación de que estás haciendo malabares con el tiempo. Haces varias cosas a la vez. Mientras llevas a cabo una tarea vas pensando en lo que harás después y en lo que te queda por hacer.

Aunque esto pueda parecer una buena idea para ahorrar tiempo, no lo es. Te está llevando a no hacer nada bien. Igual ya te has dado cuenta, ¿verdad? Además, haciendo varias cosas a la vez conseguirás que tu cerebro se estrese, que tu cuerpo se tense y que tu sistema inmunitario se debilite.

MENOS ES MÁS

Muchos clientes me preguntan cómo pueden gestionar mejor el tiempo. La respuesta es que en lugar de gestionar el tiempo debes gestionarte a ti mismo. Puede parecer que para aprovechar el tiempo tengas que encontrar la forma de hacer cuantas más cosas mejor y en el menor tiempo posible. Hacer muchas cosas a la vez, como si fueras el hombre orquesta. Pero se trata de todo lo contrario.

Si quieres tener más tiempo debes dejar de hacer cosas y para eso necesitas priorizar lo que realmente es importante para ti.

El tiempo es el que es y es para todos igual: 24 horas cada día, 60 minutos cada hora, 60 segundos cada minuto. Necesitas organizarte para aprovechar el tiempo del que dispones. Un aspecto importante es hacer sólo una cosa en cada momento y pensar sólo en lo que estás haciendo. Es lo que se llama «mindfulness» o atención plena. De esta forma te concentrarás en lo que estás haciendo, lo harás de la mejor manera posible, disfrutarás haciéndolo y estarás relajado.

URGENTE VS IMPORTANTE

Todo lo que hacemos se puede clasificar en cuatro grandes bloques en función de si es urgente o no y de si es importante o no. Cosas urgentes e importantes. Cosas NO urgentes pero importantes. Cosas urgentes pero NO importantes. Y para terminar, cosas NO urgentes NI importantes. Si dedicas la mayor parte de tu tiempo a hacer cosas urgentes e importantes, estoy segura de que no paras ni un momento pero al final del día te das cuenta de que no has hecho nada de lo que querías hacer, es decir, las cosas que hoy todavía no eran urgentes pero que mañana o pasado ya sí que lo serán. Es la manera de estresarse.

 A las cosas NO importantes, ya sean urgentes o no, no vale la pena dedicarles tiempo ni esfuerzo. No tiene ningún sentido. Si no es importante para ti, ¿por qué lo tienes que hacer? Prioriza y di que no a las cosas que otras personas te piden pero que no son importantes para ti. Que sea importante para otro no quiere decir que sea importante para tí. Debes priorizar en función de tus criterios, no en función de las demandas de los demás. Si no, estás cediendo el poder de dirigir tu vida a otras personas.

La forma de organizarte que te aportará más beneficios es dedicar la mayor parte de tu tiempo a las cosas que NO son urgentes pero que son importantes. De esta manera conseguirás llevar a cabo lo que es importante para ti y que requiere una dedicación más constante. ¿Cuáles son esas cosas importantes y NO urgentes? Por ejemplo, planificar el día antes de empezar, cultivar las relaciones con tus clientes, promocionar tus servicios… Hacer esto te ayudará a trabajar de forma ordenada, en lugar de ir haciendo lo que te venga a la cabeza en cada momento o lo que te pidan otras personas e ir saltando de una tarea a otra.

DELEGAR

Delegar en alguien de confianza es una buena forma de liberar tiempo para ti. Pero para poder delegar, es necesario haber hecho una tarea NO URGENTE pero IMPORTANTE: explicarle a esa persona cómo quieres que haga el trabajo o formarla para que pueda hacerlo en tu lugar. Si no lo haces, lo acabarás haciendo tú, porque al final será tan urgente que no tendrás tiempo de explicar a alguien cómo se hace.

HACER LOTES

También es muy útil hacer el trabajo por lotes. Sería el equivalente a acumular ropa para poner una lavadora en lugar de lavar cada pieza cuando está sucia. Así, puedes responder e-mails sólo a primera hora de la mañana, concentrar todas las llamadas durante una hora al día o archivar documentos una vez al mes. De esta manera evitarás interrumpir a cada momento el trabajo que estés haciendo y te concentrarás mejor en un tipo de tarea.

¿Qué trucos utilizas tú para organizar tu tiempo? Deja un comentario abajo, me gustará conocerlos.