Cómo me organizo el día. 4 estrategias para ser más productivo que me funcionan

¿Se te pasan los días volando y tienes la sensación de que no aprovechas bien el tiempo y de que no avanzas en tus proyectos?

Hoy quiero compartir contigo algunas estrategias que a mí me funcionan para organizarme el día.

Primero, déjame que te ponga un poco en situación para que veas cómo es mi día a día. Yo tengo un hijo de cinco años y nos levantamos a las 7.30, nos arreglamos, desayunamos y le llevo al colegio.

Entre una cosa y otra hasta las 10 de la mañana no llego a casa y no puedo empezar a trabajar. Y luego, muchos días a las 17.30 ya le tengo que recoger. O sea, que el día se me hace bastante corto.

 

Y obviamente tengo que comer entre medias. Suelo comer bastante tarde porque así aprovecho más la mañana. Pero eso cada uno lo hará como le vaya mejor.

Ahora estoy preparando un curso online que se llama Atracción Online (más info en AtraccionOnline.com) y esto requiere muchísimas horas de trabajo. Requiere la preparación de los vídeos, grabar, hacer las páginas de venta, toda la promoción, los anuncios… Un montón de trabajo. Y necesito estar concentrada en eso para realmente ver que voy avanzando.

Y no siempre lo consigo. Esto que voy a compartir contigo es algo que estoy aprendiendo y que estoy implementando ahora, cuando estoy preparando este curso online. Y quiero compartir contigo las cosas que veo que mejor me funcionan, porque veo que a otras personas también les pasa, incluso clientes míos me lo comentan. Pero también quiero decirte que no soy una experta en esto, que lo estoy aprendiendo también.

Dale al play y te cuento las 4 estrategias que mejor me funcionan para ser más productiva.

 

 

 

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Empieza cada día con la tarea más importante

Lo primero que implementé y que veo que me va muy bien es empezar cada día con la tarea más importante. Eso quiere decir que lo primero que hago no es mirar mails.

Me he dado cuenta que, cuando lo primero que hago al encender el ordenador es ponerme a mirar el mail, se me pasa el tiempo muy rápido, después tengo la sensación de no haber hecho nada y además la energía me va bajando. Porque cuando respondes un mail quizás tienes que buscar información para adjuntarla, tienes que mirar la agenda y tienes que escribir tu respuesta. Son actividades que poco a poco te van restando la energía.

Entonces, lo primero que hago por la mañana es decir “empiezo con esa tarea más importante” que, por ejemplo, un día puede ser grabar vídeos. Pues lo primero que hago por la mañana antes de mirar el correo, antes de hacer llamadas, antes que nada, es ponerme a grabar vídeos ese día.

Cuando empiezo con la actividad más importante del día veo que saco mucho más trabajo, que el día me ha cundido mucho más, que al final del día digo “¡Hoy he hecho todo esto!”.

Cuando hago al revés y empiezo con leer mails y hacer llamadas, igual estoy dejando para las 12 o 13h el empezar a hacer lo más importante y entonces casi ya no me queda tiempo antes de comer.

Por eso te recomiendo que empieces con lo más importante, que no mires los mails y que no te pongas a hacer llamadas.

Ahora entenderéis algunas personas que me escribís mails y tardo un poco en responder. Es por esto. Sobre todo estos días que estoy tan centrada en la creación del curso, quizás miro el mail por la tarde a última hora y respondo entonces o pienso que ya no son horas de responder y respondo al día siguiente. No hago una prioridad el responder mails sino el sacar el trabajo adelante.

 

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Evita las distracciones

Otra cosa que hago es evitar todas las distracciones. Para empezar cierro todo lo que pueda sonar. Cierro Skype, el correo, Facebook, cualquier cosa que pueda hacer sonidos que me puedan distraer.

Y el correo también lo tengo cerrado por no tener la tentación de ir a mirar. Incluso a veces, si estoy haciendo cosas para las que no la necesito, cierro la conexión a internet en el ordenador porque así no tendré la tentación de dispersarme e ir a mirar el correo o Facebook. Esto también es otra buena táctica, cerrar internet y entonces te enfocas en el trabajo.

También para evitar distracciones apago el teléfono. Eso algunos familiares míos ya lo saben, ya les he avisado. Se trata de educarles y decirles que durante el día estás trabajando. Igual que si estuviera trabajando en una empresa, me tengo que tomar mi trabajo en serio. Les pido que no me llamen durante el día.

Pero si no lo tengo apagado, igualmente tengo el móvil en silencio. O sea que ni oigo whatsapps, ni sms, ni llamadas. Cuando ya he terminado de hacer eso realmente importante que requiere mi concentración y no distraerme ni dispersarme, entonces llamo a quien me haya llamado o contesto lo que sea. Pero lo hago todo junto. No voy atendiendo llamadas o whatsapps según van entrando.

 

3Bloquea espacios de tiempo en tu agenda y evita el multitasking

Otra cosa que hago y que me suele funcionar bastante bien es bloquear unas horas o bloquear una hora para hacer algo muy concreto. Es decir, antes de empezar o la tarde anterior antes de terminar de trabajar, pienso cuál será mañana por la mañana la primera tarea más importante y cuánto tiempo voy a destinarle. Entonces, bloqueo ese tiempo en mi agenda para que nada interfiera, para evitar distraerme.

Y, ya te lo sugería hace un momento cuando te contaba la segunda estrategia, como ya he bloqueado este tiempo para eso, quiero evitar el multitasking. No quiero ponerme a mirar el correo ni Facebook ni nada. El tiempo que yo he decidido que voy a destinar a eso es sólo para eso.

Así no voy a estar saltando de una tarea a otra. Piensa que si, por aprovechar el tiempo, por querer responder rápido a los mails o las llamadas, vas de una cosa a otra, no sólo es el tiempo que no estás dedicando a tu actividad principal sino que pierdes tiempo debido al cambio de tarea.

Por ejemplo, imagínate que estás escribiendo un artículo y de repente dices “Voy a mirar el correo”. No sólo es el tiempo que estás destinando al correo sino que, cuando vuelves a escribir el artículo, tienes que volver a meterte en lo que estabas escribiendo antes y eso requiere un tiempo para que el cerebro se vuelva a concentrar, que vuelvan a fluir las ideas.

 

 

Por eso lo que te recomiendo es que te bloquees el tiempo que tú quieras. No es necesario que sea una hora ni dos, puede ser media hora. Y tú te comprometes a dedicar ese tiempo a hacer eso y nada más que eso.

 

4Junta actividades similares

Otra estrategia que también me funciona muy bien es juntar tareas que sean similares. Lo que en algunos sitios he visto que llaman “trabajar por lotes”. Por ejemplo, sería como eso que te decía antes de agrupar todas las llamadas y en un rato que decida hago todas las llamadas y devuelvo llamadas. Conscientemente voy a dedicar un rato a estar al teléfono o voy a dedicar un rato a responder todos los mails.

Incluso fuera de agrupar todas estas tareas más pequeñas, una cosa que me funciona muy bien es juntar todas las sesiones con clientes en un día, dos días o los días que necesite.

O sea, en vez de tener una sesión el lunes por la mañana y otra el martes por la tarde y otra el miércoles por la mañana, decido que los miércoles y los jueves son los días de sesiones con clientes y esos días doy todas las horas que tengo en la agenda, todas con clientes uno detrás de otro. Así aprovecho mucho más el tiempo.

Porque si ahora tengo una sesión y luego tengo que escribir un artículo, pero luego tengo otra sesión estaría cambiando de tarea todo el rato. Y cuando haces sesiones con clientes la disposición mental es distinta que cuando estás escribiendo un artículo o cuando estás grabando vídeos.

Entonces, por ejemplo, si decido que hoy voy a grabar vídeos, hoy no voy a tener ninguna sesión con clientes porque me corta. Y además, si resulta que me alargo más grabando vídeos que lo que había pensado, no tengo que dejarlo corriendo para irme a atender a un cliente y luego volver a grabar vídeos.

O sea, se trata de juntar actividades similares en un tiempo concreto. Puede ser media hora para contestar mails o puede ser tener un día entero para las sesiones con mis clientes. No las voy a poner ningún otro día ni las voy a dejar sueltas porque eso me dispersa y hace que mi tiempo no sea tan eficaz, tan efectivo.

 

Resumiendo las 4 estrategias

 

 

Espero que todas estas estrategias que yo estoy implementando y que me están funcionando de algún modo te puedan servir. Pruébalas, empieza a hacerlo y cuéntame cómo te va.

Y si tú utilizas alguna otra estrategia que te está funcionando, por favor, compártela con los demás que estamos en el camino de aprender. Déjamelo aquí debajo en los comentarios. ¡Gracias!